Table of Contents

Troubleshooting

Inleiding

In deze sectie vindt u een overzicht van de meest voorkomende problemen en hun oplossingen.

Ik ben net aangesloten maar ik krijg nog steeds spam!

Het duurt meestal 24 uur voordat de instellingen voor uw domein door alle partijen in de wereld is overgenomen. Tijdens deze 24 uur kunt u dus nog spam binnen krijgen. De hoeveelheid zou wel gestaag af moeten nemen en na 24 uur zou u geen spam meer mogen krijgen.

Ik ben al meer dan een dag aangesloten, maar krijg nog steeds spam. Ik zie deze spam niet in jullie systeem.

Hiervoor zijn twee oorzaken mogelijk:

  • Uw DNS bevat mogelijk verwijzingen direct naar uw mail server of naar de fallback van uw provider. De enige juiste instelling is zoals aangegeven in deze handleiding. Wijkt u hier s.v.p. niet van af.
  • U heeft mogelijk last van zogenaamde A-record spam. Een uitleg over A-record spam en oplossingen daarvoor vindt u hier.

Ik krijg nog steeds veel spam en bovenstaande punten waren niet van toepassing

Neem contact met ons op zodat onze anti-spam experts naar dit probleem kunnen kijken! Houdt u s.v.p. enkele voorbeelden van de betreffende spam bij de hand. Mail het ons niet toe, tenzij wij daarom vragen!

Ik krijg geen e-mail binnen en in jullie systeem staan de berichten op "Deferred"

Zeer waarschijnlijk heeft u een probleem met uw mail server of uw internet verbinding waardoor wij uw e-mail niet kunnen afleveren. Als u een deferred bericht aanklikt zult u een sectie “Logging” tegenkomen. In deze sectie zullen berichten staan over de reden waarom de e-mail niet kan worden afgeleverd. Veel voorkomende problemen zijn:

  • De hard disk van uw mail server is te vol (bij exchange gaat dit vaak om een percentage van het totaal).
    • melding: 4.3.1 Insufficient system resources (in reply to MAIL FROM command)
  • Uw mail server is onbereikbaar (Connection timed out)
  • Uw mail server weigert verbindingen van onze servers (Connection refused)

Mijn server/verbinding is zojuist gerepareerd. Hoe lang duurt het nu voor ik alle e-mail uit jullie systeem binnen krijg?

Op gezette tijden probeert ons systeem uw e-mail opnieuw af te leveren. De resend frequentie wordt wel lager naarmate uw server langer onbereikbaar is geweest. Gemiddeld zou alle bewaarde e-mail binnen maximaal 20 minuten binnen moeten zijn. U kunt de aflevering versnellen met de optie “Flush queue” onder het kopje “Tools” bij uw domein instellingen.

Ik heb een nieuw e-mail adres aangemaakt en e-mails aan dat adres worden geweigerd met de melding "Recipient address is known in our database as invalid recipient"

Waarschijnlijk heeft iemand geprobeerd e-mail te verzenden naar dit adres voordat u het had aangemaakt. Onze servers cachen de geldigheidsinformatie van e-mail adressen gedurende 8 uur om zo overbelasting van uw mail server bij aanvallen van spammers tegen te gaan. Na 8 uur zal het adres automatisch worden aangenomen. U kunt ook in ons systeem de cache voor uw domein legen met de optie “Flush cache” onder het kopje “Tools” bij uw domein instellingen. Als u dit doet zal het betreffende adres onmiddelijk worden aangenomen.

Ik zie een e-mail in jullie systeem en ik denk dat ik die nooit heb gehad!

Als het bericht in ons systeem als “Innocent” is gemarkeerd en het niet geel omkaderd is, dan is dit bericht afgeleverd. Door het bericht aan te klikken en naar de laatste regel in de “Logging” sectie te kijken kunt u zien waar en wanneer wij het bericht hebben afgeleverd. Vaak staat er een code bij die door uw mail server is afgegeven. Deze code kan uw systeem beheerder gebruiken om te traceren waar de betreffende e-mail binnen uw systeem is gebleven.

Ik heb per ongeluk een e-mail weggegooid. Ik heb de MailMirror functionaliteit niet actief staan. Kunnen jullie deze opnieuw aan mij versturen?

Nee. Uit privacy overwegingen houden wij eenmaal afgeleverde e-mail berichten niet meer in ons systeem.

En als ik die MailMirror dan wel had aangezet?

In dat geval, afhankelijk van hoe deze is ingesteld, wel. U vindt de instelling van MailMirror bij uw domein-instellingen. Wanneer uw mail niet ouder is dan de bewaarperiode van MailMirror kunt U hem opnieuw uit ons systeem laten versturen via “Mail Geschiedenis” → “Verzend Cached Mails”. Deze laatste optie verschijnt wanneer u op het vergrootglas klikt.

Ik wil een e-mail opzoeken in jullie systeem die langer dan 2 weken is binnen gekomen. Kan dat?

Nee. Op dit moment bewaren wij de berichten geschiedenis 14 dagen. Daarna worden de gegevens gewist. Wellicht wordt het echter in de toekomst mogelijk om de berichten geschiedenis langer dan twee weken te bewaren. Op dit moment is dit echter nog niet mogelijk.

Ik verzend mail via jullie servers maar soms wordt die geweigerd met een melding lijkend op: 550 <ip adres> is not allowed to send mail from <mijn domein>. Ik heb een SPF record ingesteld.

Dit komt voor wanneer u uw SPF record verkeerd heeft ingesteld. Wanneer u via ons uw email verzendt dan moet u uw SPF record instellen zoals hier beschreven.

Sommige mails zijn gemarkeerd als "Bounced" en komen niet in mijn mailbox

Deze situatie komt voor als de betreffende e-mail permanent door uw server wordt geweigerd. Hiervoor zijn veel mogelijke oorzaken. Vaak is de e-mail dan groter dan uw mail server wil aannemen. Ook komt het voor dat een mailbox vol is. In de 'logging' sectie van de betreffende e-mail staat altijd de reden die uw mail server heeft opgegeven vermeld. Hiermee kunt u het probleem oplossen. Wanneer dat is gebeurd kunt u de mail opnieuw laten afleveren of de verzender de mail opnieuw laten sturen.

Sommige mails zijn gemarkeerd als "Deferred" en komen niet in mijn mailbox

Deze situatie komt voor als de betreffende e-mail tijdelijk door uw server wordt geweigerd. Hiervoor zijn veel mogelijke oorzaken. Het kan zijn dat uw internet verbinding problemen ondervindt of dat er een mailbox vol is. In de 'logging' sectie van de betreffende e-mail staat altijd de reden die uw mail server heeft opgegeven vermeld. Hiermee kunt u het probleem oplossen. Wanneer dat is gebeurd zullen de berichten vanzelf binnen komen bij de volgende afleverpoging. Wij proberen maximaal 7 dagen lang een e-mail af te leveren voordat we de afzender verwittigen en de mail als “Bounced” markeren.

Ik krijg Non Delivery Reports (NDR) over e-mail die ik nooit heb verzonden?

Dit betekent waarschijnlijk dat een spammer uw e-mail adres een tijdje als afzender adres heeft misbruikt. Dit komt regelmatig voor en kan niet worden voorkomen, maar al deze NDR's kunnen wel ontzettend lastig zijn. Er is een speciale optie onder “Filter Instellingen” voor uw domein genaamd “Backscatter bescherming” die kan worden aangezet om deze NDR's tegen te houden. Standaard staat deze uit. Als u deze bescherming aan zet dient u ook alle ip adressen waarvan u e-mail verstuurt aan te geven, anders kan het zijn dat normale NDR's ook worden tegen gehouden.

Jullie service detecteert veel meer adressen dan ik werkelijk heb. Hoe kan dat?

Dat is omdat uw mail server waarschijnlijk niet goed staat ingesteld en willekeurige adressen aanneemt als geldig. Dit is helaas de standaard instelling van Microsoft Exchange servers. Het gevolg is dat u mogelijk staat te “backscatteren” en anderen op het internet tot last bent. Voor uzelf betekent dit een onnodig hoge mailserver load en het kan ook leiden tot blacklisting van uw server. Het is een goed idee om hier iets aan te doen. De informatie over hoe u uw Exchange server correct instelt, vindt u hier.

Ik heb een gebruiker die uitvoerbaarde/gevaarlijke bestandtypen moet kunnen ontvangen maar andere gebruikers mogen dat niet. Kan dat?

Ja dat kan. U kunt per e-mail adres bij uw domein instellingen onder “Verboden Bijlagen” aangeven wat iedere gebruiker kan ontvangen. Voor uw domein houdt u de instellingen dan restrictief en dus veilig en voor een 'ervaren' ontvanger kunt u een ruimere bijlagen definitie opstellen.

Al mijn gebruikers moeten de optie hebben om uitvoerbare/gevaarlijke bestandtypen te ontvangen, maar ik wil geen uitzonderingen maken en ook mijn domein optimaal beveiligd houden

Er is een manier om dit te doen: Laat de betreffende bestanden versturen in een versleutelde container (rar, arj…) en laat deze bestandtypen toe. Omdat we niet in een versleutelde container kunnen kijken kunnen we ook niet zien welke bestanden er in zitten en deze content komt dus door het filter. Deze methode werkt niet zomaar voor zip bestanden. Zip files met wachtwoord zijn namelijk onversleuteld maar bevatten versleutelde bestanden waarvan de naam en extensie voor het filter zichtbaar zijn. Als u toch zip bestanden wilt gebruiken dient u allereerst de extensie van het bestand te wijzigen (.exe –> .ex_ bijvoorbeeld) en ze dan in een zip bestand met wachtwoord te plaatsen.

Mijn inkomende e-mail bounced met een melding over SPF

U dient de SPF controle op uw ontvangende server uit te schakelen of onze servers te whitelisten. Onlinespamfilter voert reeds een controle uit op SPF en deze kan slechts 1 maal worden uitgevoerd. Zie ook: Instellingen op uw eigen mail server

 
troubleshooting.txt · Last modified: 2018/11/29 13:19 by gerard.vandijnsen · []
Recent changes RSS feed Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki